En France, nous estimons qu’en moyenne, une entreprise type PME produit 10 000 à 30 000 documents par an, et cela peut aller jusqu’à plusieurs millions pour les plus grandes.
40% du temps moyen d’un employé de bureau est consacré à la recherche ou à la gestion de documents.
7,5% des documents papier sont perdus et 3% sont mal classés.
Le coût de la gestion documentaire papier en entreprise représente 6 à 15 % du chiffre d’affaires en comptant les armoires, les ressources humaines et l’entretien.
Loin de n’être qu’un simple détail, nous voyons à travers ces chiffres que la dépendance au papier peut représenter un véritable frein à la croissance d’une société. C’est encore plus vrai lorsque l’on sait que le nombre de documents émis augmente chaque année de 22%! Dans cet article, vous allez comprendre pourquoi 80% des organisations s’est déjà lancé dans l’archivage numérique, et comment vous pourrez en faire autant.
Les avantages à tirer de l’archivage numérique en entreprise
Les chiffres cités dans l’introduction font rapidement prendre conscience de l’urgence d’entamer une transition aussi rapide que possible vers l’archivage électronique et la dématérialisation. Ce cheminement vous fera gagner en efficacité sur de nombreux aspects:
- Accès rapide et simplifié aux documents: Avec une solution d’archivage, vos collaborateurs disposeront d’un moteur de recherche leur permettant de trouver le document dont ils ont besoin en quelques clics.
- Plus de sécurité et de confidentialité : Les données peuvent être facilement chiffrées et accessibles qu’à certains collaborateurs. Ils peuvent également être déposés dans des dossiers plus sécurisés afin de faire face à d’éventuels piratages. Ils seront aussi moins sujets aux pertes et donc beaucoup mieux protégés.
- Préservation de l’usure naturelle: Certains documents peuvent s’abîmer à force d’être touchés ou rangés. Les écritures peuvent s’altérer et rendre la copie illisible. La dématérialisation permet d’éviter ce désagrément.
- Gain d’espace: Les armoires de rangement et tiroirs de classification peuvent littéralement remplir des pièces entièrement dédiées dans certaines structures. Gagner de l’espace pourra vous permettre d’améliorer les conditions de travail de vos salariés en agrandissant leur bureau, par exemple.
- Réduction de l’impact environnemental: Il n’est pas nouveau que la fabrication de papier contribue à la déforestation et à la production de gaz à effet de serre. Diminuer cet impact participe donc à la préservation de l’environnement.
- Partager les documents entre collaborateurs plus facilement: En leur offrant un accès commun à un cloud, les salariés peuvent facilement retrouver des documents et cela fluidifie grandement la communication.
- S’assurer de rester en règle vis-à -vis des obligations légales: Chaque entreprise est tenue par la loi de conserver certains documents pendant une période donnée. C’est une chose beaucoup plus facile lorsque tout est stocké sur un serveur.
Comment archiver ses documents en toute sécurité
Cependant, pour bénéficier de ces nombreux avantages tout en ne risquant pas de tout perdre, il est impératif de s’assurer de la sécurisation totale de toutes les données. Pour cela, vous devez mettre en place un accès restreint aux documents avec une demande d’authentification forte. Il faut aussi prendre soin de chiffrer les documents les plus confidentiels, de prévoir des sauvegardes régulières en cas de bug du serveur et de mettre à jour régulièrement les logiciels de protection sur tous les appareils de l’entreprise qui permettent de les préserver contre les cyberattaques. Enfin, il est fortement recommandé de former l’ensemble des employés à la cyber sécurité.
